Verifactu: pesadilla en la oficina

No es broma, algunas empresas, (en España hay 3,5 millones aproximadamente), necesitan a un Alberto Chicote de la fiscalidad para afrontar los cambios normativos que afectan a los sistemas informáticos de facturación, (programas para emitir facturas), y sus “daños colaterales”.

Antes de entrar en materia conviene que evitemos confusiones innecesarias: olvídese de momento de la factura electrónica. Esa es otra guerra, (nunca mejor dicho). Ya hablaremos de ella más adelante.

Centrémonos en el Verifactu sin que cunda el pánico: La mayoría de los contribuyentes que emiten facturas van a estar obligados a cumplir con lo puesto de manifiesto en una nueva normativa, conocida coloquialmente como Reglamento Verifactu.

¡Ojo! decimos “la mayoría de los contribuyentes”; en consecuencia, no afecta a todos. Pero no se haga ilusiones: si realiza una actividad económica, emite facturas, y no lo hace de forma manual, a través de un Excel sencillo, o un Word, debe “rendir cuentas al Ministerio de la señora Montero”.

El calendario de adaptación no es el mismo para los contribuyentes que presentan la declaración del Impuesto sobre Sociedades, (obligados a partir del 1 de enero del inminente 2026), que para el resto de los empresarios o profesionales, (obligados a partir del 1 de julio de ese mismo año).

En síntesis, la aplicación de la norma consistirá en disponer de unos programas informáticos que no sean en ningún caso software de doble uso, (que no emitan facturas en “B” dicho sutilmente), y que obliguen a no alterar los registros de facturación. Importante: estos programas deberán estar certificados.

Con estos programas en regla, el contribuyente dispondrá de tres opciones para cumplir con el Ministerio que mejor funciona en nuestro país:

Primera opción: enviar a la AEAT en tiempo real con el programa de la empresa, los registros de las facturas emitidas. Esta opción es conocida coloquialmente como “VERIFACTU SI”. Dicho de otra manera: pedirás una tila en el bar de la esquina y si mientras se enfría la pagas, antes de que te la hayas tomado Hacienda habrá tenido noticias de la operación.

Segunda opción, (“regalo de la casa”): utilizar una aplicación gratuita de facturación desarrollada por la Agencia Tributaria. Este formulario permite a contribuyentes con un volumen reducido de facturas, generarlas, y enviar sus registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria. (Esta es otra opción “VERIFACTU SI”). ¡Ojo!, todas las facturas deben incluir obligatoriamente un destinatario, es decir, no se pueden emitir facturas simplificadas.

Tercera opción, no recomendada desde la Administración: utilizando el programa de la empresa, tomar la decisión de no enviar las facturas emitidas (“VERIFACTU NO”), y esperar a ser requerido más pronto que tarde. Los consejos, (yo diría amenazas), de los funcionarios expertos en Verifactu son intimidatorios, hasta el extremo de realizar afirmaciones del estilo: “con los contribuyentes que no opten por el envío en tiempo real a la AEAT seremos menos piadosos”. ¡Telita!

Frente a estas tres opciones, existe la posibilidad de que la AEAT acuerde la no aplicación del reglamento, previa solicitud del contribuyente. Pensemos, por ejemplo, en la actividad de lavandería con máquinas automáticas donde la máquina no está preparada para expedir facturas y el local no dispone de personal para emitir la factura correspondiente.

En todo caso, uno tiene la impresión de que la estrella de todo esto es, paradójicamente, el Reglamento que regula las Obligaciones de Facturación. Lo gracioso del caso es que esta norma es de 2012; lo menos gracioso es que algunos contribuyentes no saben facturar. El que suscribe se ha convertido en un “friki” investigando las distintas facturas que dan soporte a las ventas o a las prestaciones de servicios: facturas completas, simplificadas, de canje, recapitulativas, duplicadas, proforma… ¡Ah! Y las rectificativas, (los abonos de toda la vida); olvídense de la tan manida frase “rompe la factura que está mal y te envío otra con los datos correctos”. Esto ha pasado a la historia.

Pues bien, un alto porcentaje de las facturas analizadas no cumple con los requisitos de la norma, por ejemplo: descripción insuficiente, ausencia de fecha de operación si es distinta de la de expedición, tipo impositivo del IVA, datos incompletos del expedidor, datos incompletos del destinatario (si la factura no es simplificada) …

El único cambio y, por tanto, nueva obligación para las facturas a partir de 2026 (enero o julio) es la incorporación en el documento de un código QR que servirá para cotejar registros en la AEAT, o al menos registrar la factura en sistemas no verificables.

Nuestro consejo: lo primero que tiene que hacer es ver si está obligado a facturar, (no es menos cierto que algunos empresarios emiten facturas de forma voluntaria o a petición de sus clientes), tener en cuenta cuáles son los requisitos de los distintos tipos de factura, y conocer los plazos de expedición y envío entre otros.

Como reflexión final: Verifactu ha venido para quedarse. Es tontería luchar contra los elementos, de modo que lo que hay que hacer es adaptarse e intentar hacer las cosas de la mejor manera posible. Mi abuela cuando vio por primera vez una lavadora automática dijo “esto no tiene futuro”. Visto lo visto, estaba equivocada.

ANTONIO PÉREZ BERNABEU. Economista-Asesor fiscal. Socio de Solgia-Layso Asesores